КОНСУЛТАЦИОННАТА КАРТА В САЛОНИТЕ ЗА КРАСОТА И СПА ЦЕНТРОВЕТЕ

Доброто и систематично водене на архив с клиентски консултационни карти е абсолютно необходимо за всеки салон за красота или СПА център. 

ЗА КАКВО СЕ ИЗПОЛЗВА КЛИЕНТСКАТА КОНСУЛТАЦИОННА КАРТА?

Клиентската консултационна карта се използва:

• за записване на лични данни на клиента, като имена, данни за контакт (телефонен номер, имейл), за да можете да се свържете с клиента, ако е необходимо, или с цел маркетинг;

• за предоставяне на пълна и точна информация за клиента, и за да се гарантира безопасността на клиента;

• за осигуряване на последователност на терапиите - независимо от това кой извършва терапията;

• за записване броя на терапиите в даден курс и датата на всяка от тях. Това се прави, за да има последователност, за да могат да се проследят резултатите от терапията и ако клиентът смени терапевта по някаква причина, той (клиента) разполага с пълен запис на всички терапии, които са му били направени;

• за отбелязване на промени в програмата с терапии или ако има някакви противодействия;

• за записване на напредъка от терапията;

• за защита на салона и терапевтите - за предотвратяване на предприемането на правни действия от страна на клиентите за щети или небрежност. 

В клиентската консултационна карта освен личните данни и здравна информация могат да се добавят и въпроси, които са свързани с начина на живот на клиента, какви продукти за домашна грижа използва, какви процедури си е правил преди да посети вашия салон/център, какви са очакванията му от посещенията при вас и др. Това ще ви позволи да придобиете по-добра представа за клиента, както и да изберете и препоръчате правилните терапии и продукти за домашна грижа. 

Консултационната карта също така може да се използва за отбелязването на лични събития в живота на клиента, като рожден ден, годишнина, деца и т.н. Тази информация е важна за изграждането на лични взаимоотношения с клиента и може да се използва за изпращане на специални оферти за специален случай. Освен това помненето на значими събития от живота на клиента ще го накара да се чувства специален.

РОДИТЕЛСКО СЪГЛАСИЕ

Когато клиентът ви е на възраст под 16 години, обикновено се изисква подпис на родител/настойник върху формуляр за съгласие за клиенти под 16-годишна възраст. Този формуляр трябва да бъде прикрепен към консултационната карта. 

СЪБИРАНЕ НА ЛИЧНИ И ЧУВСТВИТЕЛНИ ДАННИ И ТЯХНОТО СЪХРАНЕНИЕ

Според Общия регламент относно защитата на данните събраните лични и чувствителни данни (чувствителните данни включват здравна информация) консултационните карти трябва да се съхраняват при строга поверителност. 

Според Общия регламент относно защитата на данните трябва да е налице добре обоснована причина събиране на личните и чувствителни данни и установена процедура за съхранението им. Достъпът на неупълномощени лица до тези данни, както и предоставянето им на трети страни  може да подлежи на наказателно преследване.

Много салони разполагат със софтуер за резервации, като това дава възможност за съхранение на личните и чувствителни данни, както и за тяхното лесно извличане и проследимост на лицата, които имат достъп до тези данни. 

Ако вашият салон е малък и вие не разполагате със софтуер, достъп до тези данни трябва да имат определени лица като напр. терапевта и рецепциониста. Консултационните карти трябва да се съхраняват в заключена картотеката или чекмедже като ключове имат само упълномощените лица. Това трябва да бъде описано в процедурата за съхранение на лични и чувствителни данни съгласно Общия регламент относно защитата на данните. 

ПОДПИС НА КЛИЕНТА

Консултационната карта трябва да съдържа дата и подпис на клиента, както и декларация, че клиентът е дал точна и достоверна информация.  Ако клиентът е под 16 години трябва да се снабдите с писмено съгласие на родител/настойник.

СПИСЪК С ИЗВЪРШЕНИТЕ ТЕРАПИИ

Към консултационната карта може да има приложен списък, в която са отбелязани всички извършени процедури/терапии и датата на тяхното извършване. 

Колкото по-подробна е консултационната карта, толкова по-безопасни и резултатни ще бъдат назначените терапии и по-защитени ще бъдат терапевтите. 

ПРЕДИМСТВА НА КОНСУЛТАЦИОННИТЕ КАРТИ

За терапевта:

• предоставя пълна картина на клиента. Това включва лични данни, начин на живот, професия, здравна информация като медицински състояния и незначителни здравословни проблеми, които могат да окажат въздействие върху терапията;

• дава важна информация и ясна представа за потенциални проблеми: алергии към продукти, нежелани реакции към продукти или терапия (известни като противодействия) и медицински съображения, които могат да повлияят на лечението, като напр. бременност;

• проследява назначените терапии, като е налице запис на това, което клиентът е платил до момента и колко терапии е преминал, за да се избегнат възможни спорове;

• предоставя картина на постигнатия напредък;

• предпазва терапевта срещу всякакви обвинения в неправомерно поведение, злоупотреби или небрежност (ако са попълнени правилно и са подписани от клиента).

За клиента:

• осигурява защитата на клиента, като предоставя запис на противопоказанията, така че независимо кой терапевт извършва терапията, всички са наясно с тази информация;

• предоставя на клиента възможността да види резултатите от терапията;

• кара клиента да се чувства специален и дава възможност за персонализиране на терапията.

В зависимост от терапията, която се предоставя, всяка консултационна карта ще бъде различна и ще включва различна информация. Салоните/СПА центровете трябва да разполагат с консултационни карти за коло маска, за процедура за лице, за химически пилинг, за маникюр, за педикюр, за масаж на тяло, за химически пилинг, процедури за очи и други процедури, които предлагат. 

Някои консултационни карти могат да включват рисунка на лицето и тялото, за да се отбележат графично и подробно проблемните зони.

ДОСИЕ НА КЛИЕНТА И АКТУАЛИЗИРАНЕ НА ДАННИТЕ 

Ако вашият клиент си прави различни процедури във вашия салон или център, би трябвало да попълни и да подпише отделни консултационни карти, както и съгласие и разрешение да съхранявате личните и чувствителните му данни. Това ви дава възможност да направите досие на вашия клиент, което вие сте задължени да съхранявате при най-строга поверителност. Личните и чувствителни данни трябва да бъдат регулярно актуализирани, като например може да въведете политика във вашия салон/център според която на всеки 6 или 12 месеца да питате вашите клиенти дали има промяна в предоставената от тях информация и ако да, да я отбелязвате в консултационната им карта.

КАК ДА ПРОЦЕДИРАТЕ В СЛУЧАЙ, ЧЕ ИМАТЕ КЛИЕНТ С ПРОТИВОПОКАЗАНИЕ?

Когато се появи клиент, който има противопоказание, вие може:

- да изискате разрешително от личния лекар, че може да извършите терапията при наличието на противопоказанието;

- да откажете да извършите терапията, ако смятате, че рискът за здравето на клиента е по-голям от ползата от терапията;

- или ако клиентът настоява, да му предложите да подпише информирано съгласие, в което ясно се посочват ползите и рисковете от терапията, като по този начин отговорността за евентуалните рискове са прехвърля на клиента.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ако желаете да си закупите следните консултационни карти и други документи от списъка по-долу, моля, пишете съобщение в ФБ страницата на Зона за козметици. Ако желаете, тези документи могат да бъдат поставени на бланка на вашия салон или СПА център.

1. Клиентска консултационна карта за козметична процедура за лице - 20 лв.

2. Формуляр за разрешение и съгласие  за съхранение на лични данни - 25 лв.

3. Декларация за информирано съгласие на родител / настойник / попечител за предоставяне на козметична терапия - 15 лв.